Estoy convencido de que en los últimos años en muchos entornos ha habido personas de todo tipo y nivel que han tratado de mejorar el modo en que gestionan sus documentos.
Cómo los guardo mejor.. cómo los organizo de modo que cuando necesite…cómo evito su pérdida.. cómo encuentro aquel que hice para…y el que mi compañero hizo a nuestro cliente preferencial ?…
Según la complejidad en las organizaciones crece, aparecen nuevas problemáticas:
Dónde guardo esas toneladas de papel.. cómo organizo la búsqueda en el archivo de papel e incluso qué sistemas de control dispongo..debo prevenir su destrucción o confiar… Aprovechar el conocimiento situado en el papel.. cómo puedo escanear y digitalizar de modo conveniente.. podré hacerlo legalmente.. Cómo puedo defenderme de la modificación de documentos..
Las distintas normativas a nivel mundial han ido avanzando en protección social, defensa de la intimidad y del ciudadano en distintos ámbitos y de sus datos, y tras los desastres de algunas compañías estrella (Enron, Arthur Andersen y otras que parecían monstruos que nunca podían caer) o sucesos clave como el 11S, la seguridad en distintos aspectos ha ido adquiriendo más fuerza, también desde la perspectiva de la gestión y el control.
Es curioso, pero tanto si una persona está haciendo su proyecto fin de carrera como una empresa trabajando año a año con clientes, tienen similares necesidades y problemas.
Muy pocos tiene un control total de las documentaciones, ni control de acceso ni mucho menos trazabilidad. En muchas ocasiones no pueden reponder a “y si perdiese la documentación de ese proyecto.. ? no sé qué haríamos…”
Recuerdo la crisis que sufrió el familiar de un compañero de trabajo cuando perdió TODO su proyecto fin de carrera (Arquitectura) a pocos días de tener que entregarlo…
Sin embargo no puedo ni imaginar que a cualquiera de los médicos que conozco los acusen de negligencia porque en un documento “que él hizo..” aparecía una dosis mayor de la debida para el paciente.. Se equivocó o realmente alguien pudo cambiar ese dato “sin querer”?..
Cuando hablamos de gestión documental podemos llegar a acuerdos enseguida acerca de lo que sería el ideal, aunque normalmente los distintos ficheros de las empresas seguirán estando dispersos por portátiles, estaciones de trabajo, servidores y dispositivos móviles de almacenamiento..
Gestionamos la documentación que entra o la que sale? la que llega en papel o sólo en formato electrónico?
Podemos “levantarnos” de la pérdida del portátil del gerente o un alto directivo sin problemas ? Accedemos con seguridad desde fuera de la empresa a los documentos que necesitamos? Existe un control de integridad que evite cambios “accidentales” en documentos clave (planos de maquinaria o locales, código fuente de autómatas, información crítica y secreta) ? Sabemos quién lee o copia documentos y en qué momento ?
Los administradores del sistema también quedan “logueados” o estan fuera de control de la empresa? Existen backups adecuados de todo, con una periodicidad argumentada?
Muchisimas de esas preguntas deben ser respondidas por personas de distintos niveles en la empresa.
Pero si pasásemos una lista de estas preguntas a 100 empresas, en un porcentaje muy alto el “check list” sería endosado al departamento de informática, lo que denota una dejación impresionante del nivel directivo en aspectos críticos de la seguridad de su información.
Algunas de estas razones están en la base del surgimiento de normativas como la ISO 27001, tendentes a mejorar las condiciones de control, seguridad y calidad de modo que no se deje en el nivel informático lo que compete al nivel directivo en cuanto sistema de gestión.
Gestionar la documentación no es lo mismo para un estudiante de último año que hace su proyecto que para una empresa o administración, pero se enfrentan a casi la misma problemática. Sean 100 documentos o 10 millones, los elementos fundamentales están ahí:
-Es mi documentación y guardo en ella cosas muy importantes para mi..
-No quiero perderlo, que me lo roben o modifiquen (accidentalmente o maliciosamente) los datos, cálculos o gráficos..
-Debo poder acceder a ella, así como mis compañeros, pero no cualquiera de ellos. Unos determinados colegas..
-Sé dónde está toda mi documentación, sea un ordenador o veinticinco..
-Dispongo un sistema de backup que me mantiene tranquilo..
-No pierdo mucho tiempo cuando busco algo de mi documentación..
-Todo el papel que me llega y es parte del proyecto lo escaneo y guardo como evidencias localizables..
-Lo que es verdaderamente fundamental y crítico lo tengo cifrado y solo tres personas podemos acceder a esa información..
Es evidente que no es lo mismo gestionar la documentación de una empresa de tecnología que desarolla (inventa) maquinaria industrial, que la documentación de una clínica privada centrada en la salud de famosos, que una Asesoría que trata información de cientos de clientes tanto económica como de otro tipo..
Cuando la complejidad crece, como hemos dicho, cuando hay más sedes, muchos usuarios que acceden, información sensible, sea de carácter personal o de negocio, cuando existe movilidad, cuando hay disparidad de sistemas operativos entre los usuarios, cuando aparecen normas legales por cumplir, cuando lo que vale nuestra información es más que la propia empresa.. entonces podemos centrarnos en buscar una Gestión Documental Segura, que nos ayude DE VERDAD a responder a todas las preguntas y dudas que hemos dajado atrás.
Aquí hay alguna pregunta más que puede ayudarnos en la búsqueda. Si estas preguntas puedes responderlas afirmativamente, dispones de un sistema verdaderamente especial, y podrías compartir tu éxito ;-)
| Almacena documentos en BBDD documental para cualquier tipo de fichero |
| Permite digitalizar documentos en papel con OCR |
| Búsqueda por contenido de cualquier documento |
| Búsqueda por nombre, metadatos y contenido |
| Importación y exportación de documentos desde el Gestor |
| Permite trazabilidad completa de acciones, sin excluir a administradores del sistema |
| Digitalización profesional para contextos de recepción de documentos múltiples |
| Auditoria de ficheros- Log del ciclo de vida de cada documento y sus acciones- |
| Gestión de expedientes (varios ficheros) |
| Seguridad en usuarios y sus acciones (acceso, auditoria, trazabilidad, confidencialidad) |
| Bloqueo de ficheros |
| Definición de alertas ante ciertos sucesos asociados a un fichero (avísame cuando ocurra.. ) |
| Control de versiones de cada uno de los ficheros |
| Indexación de ficheros para facilitar las búsquedas tipo google |
| Integración con tu software de documentos y correo electrónico |
| Uso de plantillas personales y corporativas |
| Firma Digital de cualquier fichero siguiendo estándares mundiales |
| Cifrado de cualquier fichero siguiendo estándares mundiales |
| Aplicaciones externas plenamente compatibles con ficheros firmados o cifrados por el Gestor |
| Importación de ficheros firmados por otras aplicaciones |
| El Workflow te permite definir tareas, comprobar su estado y avisar a otras personas de lo que se espera |
| OCR Zonal que mejora la digitalización y reduce la asignación manual de metadatos(ejem facturas) |
| Existe posibilidad de que se acceda via web a determinados ficheros (ejem clientes) |
| Posibilidad de compra del producto o bien modelo de pago por uso |
| Dispone de software cliente de escritorio inteligente |
| Facilita cumplimiento LOPD para ficheros de cualquier nivel |
| Facilita activación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (basado en ISO 27001) u otro sistema de calidad en la empresa |
La Gestión Documental Segura va a dar que hablar en los próximos años. Es increíble que durante tanto años hayamos gestionado la documentación desde la perspectiva de lo que cada usuario hace desde su criterio.
Cuando elementos como la trazabilidad, workflow, firma electrónica, cifrado, digitalización y búsqueda avanzada aparecen en un sistema documental, podemos pensar que nos encontramos, o disfrutamos ya, de un sistema avanzado.
Este artículo no es más que una aproximación y habrá tiempo de analizar productos con nombres y apellidos. De momento enfoquemos las características clave que debiera tener un sistema “ideal” buscado.
Dada el escasez de auténticos sistemas documentales que nos ayuden en el marco de la empresa, podremos decir que estamos en el contexto “buscando desesperadamente la gestión documental segura”.
Como una base muy bien planteada, a aquellos interesados en rascar más sobre la superficie de la gestión documental os gustará lo que dice wikipedia, que aunque básico es muy bueno:
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Por último, y con el fin de alejarnos de teorías, grandes sistemas y gran complejidad, pensemos qué tipo de sistema necesitaríamos en nuestro ámbito doméstico y que nos permitiese guardar, salvar, buscar, evitar la pérdida de cartas, facturas, fotos y resto de documentos que normalmente ven el basurero como medio de evitar el colapso, aunque siempre acabamos necesitándolos más adelante (pagos, estratos bancarios, facturas, actas, nóminas, escrituras, fotografías, seguros, agendas médicas, temas familiares varios..).
De verdad en cada familia no existe un contexto de necesidad de gestión documental segura, adecuada lógicamente a una menor complejidad que en la empresa o la Administración?
Un simple ordenador, un escaner decente y el gestor documental especial que buscamos resolverían todo el problema en este caso, permitiéndonos almacenar y buscar con rapidez cualquier cosa de los ultimos años.
En el próximo artículo os hablaré de un software minúsculo y extraordinario que os permitirá, a falta de un gestor documental seguro, aportar seguridad a todos vuestros documentos, aunque no los tengáis bajo el paraguas de un gestor sino distribuidos en los distintos sistemas de ficheros de vuestros PC´s.
Si a alguien le interesa se lo hago llegar claro, sin coste, pero el pago será que obtenga un certificado digital gratuito de la FNMT.
Commentarios