Con la idea de que empresas reales que disponen de un Gestor Documental hablasen al público acerca de las ventajas, problemas, realidades, beneficios, retornos de inversión, experiencias etc, el Centro Europeo de Innovación (CEIN) de Navarra organizó el día 13 Mayo una jornada a la que invitaron a dos empresas navarras (Pyramide Asesores y el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra) y 3 empresas desarrolladoras (Exact Software, Atecna y Meridian Informáticos), titulada “Gestión Documental Segura – mucha información está asegurada y organizada ? ”
Hipotéticamente se pretendía además conocer la unión de la seguridad en todo lo que es la información documental de la empresa (gestión documental segura) pero ni la orientación de los ponentes, ni el tiempo dedicado a los implantadores fueron los adecuados por lo que todo quedó en un quiero y no puedo en cuanto a seguridad se refiere. La jornada sólo se salvó en parte por las exposiciones de las empresas implantadas que dieron una clase magistral acerca de cómo su gestión había mejorado los años siguientes al de la implantación de su gestor de documentos.
Si el objetivo era únicamente conocer experiencias de empresas que disponen de gestión documental implantada, entonces la jornada podría plantearse como un rotundo éxito. Sin enbargo fué una triste experiencia fallida si alguien pensaba que las empresas implantadoras iban a desarrollar los elementos fundamentales de una gestión documental segura para que los asistentes confrontasen sus visiones y productos para resolver problemas actuales.
Un objetivo como ese requiere de algo más que 15 minutos y ninguna de las tres empresas se acercó siquiera a esbozar un planteamiento de ese tipo y se limitaron a mostrar generalidades, aunque incluso en estas cuestiones las empresas invitadas para contar sus experiencias les ganaron por izquierda y derecha.
El representante de Exat Software (SYNERGY) fue el peor con amplísima diferencia ya que en ningún momento conectó con la idea de la sesión (extraña por otra parte como ya he dicho). Se limitó a mostrar algunos ejemplos de uso de su gestor documental (de la seguridad nunca más se supo). Lo que más claro quedó es que son una multinacional holandesa y que son muy grandes (se acordarán de ENRON ? )
Atecna, empresa implantadora del software alemán DOCUWARE, mostró mucho más acierto en su exposición de capacidades de su gestor (era inevitable en todos los ponentes implantadores una razonable orientación comercial a su producto). No apareció la firma electrónica ni cifrado por ningun sitio y cayó en el mismo error anterior de referirse a la importancia de la matriz alemana propietaria del software.
En su descargo hemos de decir que el error de invitar a empresas desarrolladoras que vienen de fuera para una exposición de 15 minutos es totalmente de la organización, que como he dicho dado su interés en escuchar a empresas reales y su experiencia, debería haber prescindido del “paripé” de las empresas desarrolladoras.
Meridian Informáticos (desarrollador de DOCSHARE) hizo un planteamiento de calidad con una orientación muy real a la pyme (los dos casos anteriores se orientan a organizaciones más grandes) y fué el único que se refirió a la firma electrónica (no solo para facturas por supuesto) y al cifrado, como elemementos de seguridad determinantes hoy día en una gestión documental moderna. Curiosamente era la única empresa desarrolladora de verdad, ya que en los otros dos casos los ponentes pertenecían a filiales de las empresas desarrolladoras, de Holanda y Alemania, que implantan el producto pero no lo han desarrollado.
Como ya he comentado más arriba, las dos empresas que asistieron para mostrar al auditorio su experiencia real (muy interesante en los dos casos, además de exitosa) fueron lo mejor de la jornada cuando describieron cómo con Docuware (Pyramide asesores) y con Synergy(Colegio de ingenieros Técnicos Industriales) habían logrado cotas de ahorro y eficacia en la gestión altísimas. Fue una lástima no haber podido contar con la experiencia real de una empresa implantada con Docshare, dado que la mayoría se encuentran en Madrid, Cataluña, Levante y Portugal.
Para lo novedoso del planteamiento de la jornada, hemos de reconocer que fue un fiasco para los que de verdad iban a aprender cómo tres empresas punteras del mundo de la gestión documental habian abordado la seguridad en sus respectivos desarrollos, así como para poder comparar productos punteros. Es algo que no ocurrió y en los pocos minutos que tuvieron ni siquiera aparentaban tener un marco común.
Tres empresas relevantes del sector, con extraordinarios gestores documentales, con una hora cada uno, hubieran mostrado todo lo necesario, un ejemplo real de uso, características clave de sus desarrollos e incluso detalles de una implantación real con sus aciertos, errores y mejoras aprendidas, también desde la perspectiva de la seguridad, la gran ausente de la jornada.
Algunos de los que asistimos con curiosidad nos sentimos mal al comprobar cómo de una idea estupenda (que tres potentes empresas confronten sus esquemas, nos hablen de su producto, nos convenzan sobre su seguridad, nos hablen de características y mejoras, nos cuenten detalles de implantación) sólo quedó en algo pasado por agua cuando fue evidente que lo que importaba era únicamente la experiencia de las empresas que venían a contar sus realidades de uso en el dia a día y de lo que pensaban tras años de uso.
Desde aquí mi sugerencia a la organización para que dedique en otras ocasiones la mañana a las experiencias vivas de empresas que quieran contar sus casos, y a la tarde para las implantadoras (o al revés) si de verdad le interesan sus visiones y explicaciones. Si se toman la molestia de desplazar a sus equipo de Madrid, Bilbao etc darles 15 minutos de tiempo es insuficiente y no deja contento a nadie, y no es más que cosmética sin sentido útil.
En resumen: muy buena idea pero francamente mal llevada a la práctica, que no sirvió para conocer índices de uso de gestores documentales, tendencias ni pautas.
Espero que las organizaciones que se planteen un análisis comparativo en gestión documental tengan en cuenta estas ideas, ya que está muy claro que hay un futuro brillante para estos productos si de verdad integran la seguridad y no se orientan sólo a la digitalización de facturas. Por otra parte me remito a uno de mis artículos del blog en los que emulando a Madonna hablaba de “buscando la gestión documental segura … desesperadamente “.
El mundo de la Gestión Documental se mueve y ver cómo ,de verdad, en organizaciones eficaces reales, un gestor profesional cambia muchos elementos de gestión, aportando eficacia y tendiendo a la seguridad digital, es una buena noticia que sólo adelanta lo que muchas empresas en los próximos años van a hacer igualmente.
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