Asumida en toda la sociedad la importancia de la información, concentrada en vídeos, grabaciones de sonido, ficheros, docs escaneados, fotografías, planos, código fuente etc etc todos necesitamos poder guardar cierta información en formato electrónico de modo completamente seguro, a salvo de desastres.

Seguro desde la perspectiva física (infraestructuras sincronizadas y con redundancia, así como control de incendios) y también desde la perspectiva de acceso y obtención o manipulación. En este sentido aparece la importancia de la firma electrónica, de los certificados y de las capacidades de cifrado que cada usuario necesita disponer.

El servicio eBOX CITI que este innovador Colegio de Ingenieros está en proceso de lanzamiento, aporta todos los elementos necesarios para formalizar un contrato con usted: caja web segura accesible desde cualquier dispositivo o sistema operativo, certificados electrónicos, herramientas auxiliares de firma y cifrado y también la formación para autoprotección y buenas pácticas. Ello facilita que un cliente cifre un informe crítico de su empresa (o familia) y lo salve en la caja fuerte documental segura, a salvo incluso del personal de la propia infraestructura. Sólo él y aquellos a los que habilite podrán descifrar esa información fundamental.
Concepto.-

En la sociedad actual, completamente inmersa ya en Internet, han ido creciendo los sistemas “en la nube” como una especialización que permite a clientes de cualquier tamaño confiar en una potente infraestructura. Situada “en Internet”, dispone de todos los elementos de seguridad, ancho de banda, velocidad, personal técnico, máquinas, backups y una actitud de mejora constante, que permite al cliente ocuparse de lo fundamental de su negocio sin arriesgar en inversiones tecnológicas que quedan en el campo de quienes apuestan por infraestructura.

Estas instalaciones ofrecen todo tipo de servicios, habitualmente páginas web, correo, hosting desde hace muchos años. En el momento actual, tanto la crisis como el avance del “cloud computing” han hecho que se ofrezcan en modo “pago por uso” muchos tipos de software, típicamente sistemas de gestión como ERP, pero quiero mostrar cómo en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra se abre camino un proyecto espectacular, para profesionales,  empresas y asociaciones empresariales, en la línea del título del artículo: La Caja Fuerte  Documental Segura que ellos han bautizado como eBOX CITI.

La Caja Fuerte Documental Segura eBOX, Personal o Corporativa, responde a esa idea ya comentada de que cada persona, cada profesional, cada empresa, necesita una zona segura donde tener siempre los documentos que NO PUEDEN PERDERSE, al igual que los bancos ofrecen sus cajas de seguridad donde se guardan documentos físicos, joyas o cualquier elemento de gran valor para su propietario.

En la Caja Fuerte Documental, custodiada por la potente infraestructura de CITI Navarra, guardarán cualquier fichero, independientemente de su formato y su tamaño, y llevará nuestra propia seguridad (firma y/o cifrado del propio cliente) por lo que está protegido incluso de los propios técnicos de la infraestructura, de mantenimiento o de soporte.

Siempre accesible.-

Usted podrá conectarse a su Caja Fuerte Documental desde cualquier lugar del mundo, desde cualquier PC o dispositivo, desde cualquier sistema operativo, identificándose de un modo fuerte con sus certificados digitales, tanto de software como en dispositivo criptográfico (por ejemplo DNIe), y tiene la seguridad de que nunca perderá su información.

Podrá compaginar información sin cifrar, por no ser sensible, información firmada para prevenir cambios e información cifrada para que nadie salvo usted pueda verla o usarla.

Custodiado y protegido.-

La custodia electrónica se caracteriza porque la infraestructura CITI Navarra mantiene salvada la información, de modo que ni incendios, ni terremotos ni accidentes industriales, logren que su información resulte dañada, permaneciendo a salvo en cualquier circunstancia.

El sistema le permite guardar para su custodia información que usted puede previamente firmar electrónicamente y/o  cifrarla, para una mayor seguridad de que nadie podrá acceder, ver o manipular sus datos sensibles.

Tratar la información antes de darla a custodia.-

Usted podrá firmar y/o cifrar la información, independientemente del formato y su tamaño, mediante las herramientas auxiliares de que dispone como cliente de eBOX CITI. Con ello incorpora una “capa adicional” de seguridad y control, pudiendo descargar esa información y descifrarla en sus sistemas incluso sin disponer de conectividad a internet o al sistema central de custodia.

Su información vital (planos, inventos, títulos, patentes, imágenes, vídeos, grabaciones de sonido, fotografías, código fuente, historiales médicos, planes de futuro, pruebas de sucesos, declaraciones e incluso copias de seguridad de que disponga) nunca será accesible por personas que no sean usted o por aquellos que usted determine, por estar cifrada.

Sólo usted y esas personas de confianza (caso de que existan) podrán descifrarla.

Por otra parte existe un control de trazabilidad y elementos de seguridad física en las instalaciones que alojan las Cajas Fuertes Documentales.

Formación y buenas prácticas.-

Cualquier sistema de seguridad requiere una mínima formación para un correcto uso. Usted podrá recibir formación adecuada si lo desea para estar siempre en mejores condiciones de proteger su información, entregarla a custodia desde cualquier lugar, acceder a ella desde cualquier dispositivo o sistema y obtener copia de la misma.

Recibe por tanto una formación y una serie de herramientas que usa como cliente de eBOX y le permitirán: firmar electrónicamente cualquier fichero, cifrar y descifrar cualquier documento, incluso aunque no vaya a darlo en custodia sino guardarlo en sus propios sistemas.

Información sensible e información importante.-

Probablemente cualquier documento sensible (crítico) usted lo va a cifrar para que sólo las personas que usted valide puedan acceder y ver esa información.

La información importante, pero no tan sensible, la tendrá salvada, sin riesgo de pérdida, pero probablemente sólo firmada electrónicamente, asegurándose así de que nadie podrá manipularla inadvertidamente.

Pero si mi información ocupa muchísimo.-

No hay límite para el espacio de su Caja Fuerte Documental, aunque lógicamente tiene un coste mayor asegurar 1 millón de ficheros que solamente mil.

Una persona, un profesional, puede disponer del servicio de Caja Fuerte Documental por tan sólo 6 euros al mes, pero una empresa, necesitada de mas espacio, probablemente pagará 20 ó 30 euros mensuales, al necesitar mayor volumen seguro.

Pero si mi empresa necesita que cientos de usuarios accedan a partes de la información ?.-

Usted necesita una Caja Fuerte Documental Segura eBOX Corporativa. En ella tendrá información sensible cifrada, información importante firmada y miles de ficheros de clientes , a cada uno de los cuales dará acceso a su propia zona de cliente, donde además usted salva su información por ellos, por ejemplo si desea utilizar esta plataforma como medio de distribución de facturas electrónicas a clientes, u otro tipo de información sensible.

En estos casos puede disponer de una zona para que todos sus clientes (sin límite en el número de usuarios) accedan a sus zonas de factura electrónica, a las zonas de información que usted ha generado para ellos, evitando correo postal, aportando universalidad, mejorando la seguridad, facilitándoles usted la custodia, además de aportarles mecanismos sin coste de firma y cifrado.

Su Caja Fuerte Documental Segura Corporativa actúa como un conjunto ilimitado de cajas fuertes personales , una por cliente, por lo que usted se ha convertido en el banco documental de sus clientes y le ofrece valiosos servicios de custodia y seguridad documental.

Es la Caja Fuerte Documental Personal un sistema de Backup ?.-

No exactamente. Usted no puede perder los ficheros de su Caja Fuerte Documental Segura Personal, y en ese sentido es salvada de modo especial. Pero en ella se mantiene su documentación, y puede tener tanto documentos históricos vitales como documentos vivos que usa frecuentemente.

No debemos pensar en la Caja Fuerte Documental Segura como un mero sistema de backup, ya que es un sistema moderno que ofrece fuerte autenticación, firma electrónica, cifrado, acceso seguro, trazabilidad y salvado de su información a prueba de cataclismos.

Un backup normal no le evita que usted haya perdido un fichero que “tenia hace tres años”. Un sistema de custodia le permite rebuscar entre los ficheros que usted tenía hace cinco años, y permanecen en el sistema de custodia como una sucesión de backups independientes.

Puedo crear un sistema de Caja Fuerte Documental Segura para nuestro Colegio o Asociación empresarial ?.-

Por supuesto. Tendrán su propio subdominio en la infraestructura de CITI Navarra y sus propios clientes, como por ejemplo asesoria.documentacionelectronica.com

CITI Navarra diseñará el sistema con sus necesidades y tutelará su implantación. Entonces comenzará la formación de sus responsables y administradores para que sea independiente respecto de sus clientes y usuarios.

La confianza de CITI Navarra.-

El servicio Caja Fuerte Documental Personal y Corporativa es un proyecto innovador del Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales, surgido en el marco de su apertura a todos los ingenieros de habla hispana vía Internet, pero tambien a otros profesionales no relacionados con la ingeniería que requieran estos servicios. 

CITI Navarra aspira a ser un de los pocos centros clave para la ingeniería, ofreciendo cada vez más servicios de valor en nuevas tecnologías, y en aquellos aspectos donde las empresas y los profesoanles requieren de apoyos valiosos y creativos para su día a día.

CITI Navarra innova no sólo en cuanto a los proyectos que ofrece, como este de la Caja Fuerte Documental, sino en cuanto al modelo de trabajo, al ser uno de los primeros colegios profesionales que sale al mundo con servicios, productos y formación, y renunciando al viejo modelo de colegio profesional clásico.

Conclusiones finales:

La Caja Fuerte Documental Segura eBOX CITI es un servicio ofrecido al mundo por el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra, diseñado con analiTICs21 y la participación de un buen número de empresas tecnológicas españolas con gran nivel de solvencia y coordinadas desde CITI Navarra.  Se orienta en una doble dirección: por una parte para los colegiados (ingenieros, abogados, graduados sociales, médicos, notarios y en definitiva profesionales de cualquier disciplina ) y por otra para pymes, asociaciones empresariales y otros colegios profesionales que deseen tener su propio proyecto eBOX.

En este momento, algo alocado en cuanto a opciones que se ofrecen en Internet por doquier, se hace necesario contar con un interlocutor de confianza, que resuelva de modo transparente la problemática técnica, que facilite con sus socios tecnológicos las necesidades de calidad, seguridad, eficacia y se comprometa con nosotros completamente.

A lo largo del artículo he ido mostrando uno de los servicios novísimos de CITI Navarra dentro del proyecto CITIC´s.

CITI Navarra es una organización pionera que abre su campo de acción a Internet. Ya no se orienta sólamente a Navarra sino a todas las organizaciones colegiales, empresariales y profesionales de España que usan Internet de modo creciente, aplicando nuevos métodos, nuevas vías a su quehacer empresarial, mejorando sus cotas de calidad y a la vez reduciendo gastos.

eBOX compite con soltura con cualquier sistema actual de los existentes, incluyendo aquellos que yo uso desde hace tiempo como Dropbox, SpiderOAK o Wuala, pero adelantándose a todos ellos de un modo espectacular sobre todo en elementos de seguridad, en capacidades para el usuario, en atención directa en tu idioma, en aplicaciones auxiliares adicionales que amplian el sistema eBOX y dotan de más garantías al usuario, ya que le permiten DE VERDAD cifrar de modo seguro y privado la información que desean proteger, tanto en la plataforma como en sus propios sistemas merced a las herramientas auxiliares de eBox.

Algunas de las soluciones que han ido apareciendo adolecen de todas las opciones de autenticación con certificados, no aportan capacidades de firma, no ofrecen opciones de cifrado real al usuario y se limitan a decir (a veces falsamente como denunciaba la prestigiosa empresa hispasec hace pocos días respecto de DropBox, o en su propio blog de DropBox cuando mostraron al mundo que durante 4 horas podía accederse a los sistemas con cualquier contraseña) que “ellos” cifran los datos en el servidor, y en la mayoría de las ocasiones son un simple salvado en servidor de ficheros para sincronizar ordenadores dispersos.

Crecerán servicios de custodia y salvado

Todas estas soluciones, que insisto, yo utilizo también en mi día a día, tienen algun atractivo para el usuario, pero pueden coexistir perfectamente con eBOX CITI como servicio formal. En un mundo donde miles de usuarios profesionales y pymes deseen garantizarse esta acción de salvado de documentación, es más sencillo confiar en una organización real y tangible como CITI Navarra, contactando en cualquier momento por teléfono, email, video conferencia o presencialmente en sus locales, y disponiendo de todas las capacidades que la inmensa mayoria de las otras opciones no tienen (login con certificados o tarjetas criptograficas-incluido DNIe- vía Tractis, firma electrónica en plataforma o e su PC, cifrado y descifrado tanto en plataforma como en su PC, firma de ficheros desde cualquier dispositivo movil, custodia documental blindada).

En el momento de escribir este artículo, responsables de CITI Navarra  perfilan las distintas visitas que se realizarán en los próximos 3 meses para activar sistemas eBOX para cualquier organización empresarial o colegial en España, aportando además un modelo de negocio muy claro a estas organizaciones.

Si tiene interés estarán encantados de visitarle o hacer una video conferencia sin compromiso. Si 20 céntimos de Euro por día no es una locura para usted, entonces eBOX es su solución profesional. Y si lo que desea es disponer de ilimitados usuarios en su eBOX Corporativo, tanto para trabajadores, proveedores o clientes, entonces 1 Euro al día sigue siendo un coste excepcional por todas las capacidades citadas y la salvaguarda de información.

Una eBOX Corporativa para datos de laboratorio

Cualquier fichero puede ser firmado o cifrado antes de subirlo a custodia al eBOX

Data Centers asociados para alojar las eBOX personales y corporativas

En su eBOX web puede hacerlo todo aun sin herramientas auxiliares desde su IPad

Estoy convencido de la bondad del proyecto que lanza el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra, ya que no sólo ahonda en esa necesidad que yo percibo por parte de cualquier persona de disponer de una zona web de seguridad superior, fácilmente accesible, sino que lo expande a organizaciones empresariales aportando un modelo de negocio a éstas.

Soluciones como DropBox, SpiderOAK, Metaposta, Wuala y muchos otros que nacerán, van en la línea de aprovechar  la nube de servicios en Internet y son buenas experiencias de las que aprender.

eBOX CITI es símplemente un producto/servicio superior a todos ellos.

Como ya he comentado yo utilizo diariamente DropBox, TrueCrypt y Metaposta aunque “los mejoro” con herramientas como el Explorador ESecure de KSI, algo sin lo que ya no podría funcionar en mi día a día.

Han reducido de un modo brutal envíos inseguros o inadecuados de correo electrónico y mejorado en gran medida el modo de trabajo de sus clientes, que ven cómo pueden acceder siempre a la sede de su proveedor a encontrar, descargar o incluso subir cualquier información que desean.

Que han perdido un fichero que recibieron por correo ?  se conectan a la sede electrónica de su proveedor y ahí está, firmado, seguro, salvado, siempre a su disposición.

Recientemente se suscitaron una serie de comentarios en un cliente de una sede digital web, ya que necesitaba acceder a un documento antiguo que él sabía que había estado en la sede digital del proveedor pero no lo encontraba. Comenzó la fiesta y las interpretaciones.

“Pero yo pensaba que todos los documentos de la sede se salvaban para siempre, o al menos eso creía !! ”

Realmente ese problema que pudo haberse dado (la infraestructura que soportaba las sedes digitales era Masbytes y tenía salvada TODA la información) se debe a que existe una grave ambigüedad en los servicios que se ofrecen en internet, máxime con el crecimiento del modelo SaaS y activación de muchos servicios “en la nube”.

Realmente todos los que dicen que salvan tus datos los salvan PARA SIEMPRE?

Aqui existen todo tipo de estrategias, pero lo primero es mirar muy bien el contrato de servicio que firmamos con el proveedor, ya que en muchas ocasiones no se especifican más que “se realiza un backup diario”, pero que no clarifica (sin mala intención normalmente) cual es el alcance de ese backup, cual es el período de retención de los documentos de ese backup, durante cuánto tiempo será factible recuperar algo de ese backup, cuándo ese backup “habrá desaparecido” porque otro “mas reciente” ocupó su lugar (aunque podrían no existir en él todos los documentos del primero..).

Cuando formalizamos un acuerdo con una infraestructura que va a lanzar Sedes Electrónicas Web para el mundo de la pyme, hacemos hincapié en la importancia del “tipo de backup” que va a conectarse al servicio de sede digital, e insistimos en que se clarifique el verdadero alcance de ese backup.

Muchos clientes no saben que una buena parte de su “información viva” reside en los backups una semana como mucho, y el siguiente backup que se realiza “sustituye” o “machaca” el anterior. Este servicio es perfectamente válido para la inmensa mayoría de los clientes de una sede digital, pero completamete insuficiente cuando te comprometes como organización a custodiar durante x años TODOS los documentos generados para tus clientes , además de aquellos que el propio cliente haya “subido” a la sede digital con la confianza de que tus backups los salvarán y “siempre estarán ahí”.

Nadie está libre de riesgo

No hay peor estrategia que la ambigüedad en estas cuestiones, ya que puedes perder limpiamente un cliente (y no vamos a entrar en denuncias legales) si “el creyó”, tras la lectura del contrato ambiguo, que el backup que se realizaba salvaba para siempre la información, o al menos para los 5 años que muchas administraciones exigen en ciertos documentos.

Las Sedes Electrónicas Web en el mundo Pyme estan avanzando a pasos agigantados, como puede demostrar Masbytes en su día a día, pero ha sido en fechas muy recientes cuando se ha “CONECTADO” al sistema de sedes electrónicas web el servicio de CUSTODIA DOCUMENTAL, lo que permitirá definir con mucha mayor claridad los períodos de retención mínimo de la documentación y que ni los propietarios de las sedes, ni los clientes de estas, se llamen a engaño, sabiendo que su información va a estar todo el período fijado y asegurado en 2 DataCenters distantes y sincronizados.

Este cambio fundamental en las Sedes Electrónicas Pyme, que desde analiTICs21 promovemos en infraestructuras excelentes (Masbytes, Nlink, CITINavarra), llega casi a la vez que la incorporación de TRACTIS como elemento fundamental en la autenticación con certificados de muchos paises del mundo, facilitando el acceso con DNI electrónico para clientes sin que éstos hayan tenido que instalar los drivers del DNIe, elemento este que definía un caso de uso muy negativo.

Muy al contrario, mediante la autenticación con certificados vía TRACTIS, que utilizan los comandos APDU del DNIe, la experiencia es tan abrumadoramente distinta, que es lo que nos lleva a proponer el mundo:

!! No instaleis los drivers del DNIe por favor, porque vuestra experiencia de uso con nosotros será extraordinaria” !!

Pero volvamos al elemento central del artículo, la conexión de las Seled Digitales Web ecoPFN a servicios especiales de backup longevo.

Los clientes de una Sede Digital deben disponer de capacidades especiales

Quienes se planteen disponer de un servicio de Sede Digital, deben tener en cuenta que existen unos pocos servicios críticos, sin los cuales no estaremos hablando realmente de una Sede Electrónica sino de un espacio de intercambio (Dropbox, google doc ejem) o un simple espacio FTP. Concretamente debería poder:

Subir y descargar en cualquier momento:  desde cualquier lugar, mediante acceso seguro y autenticación fuerte, que incluya certificados digitales sólidos, incluyendo DNIe.

Firmar electrónicamente cualquier fichero: Los usuarios de una Sede Digital tendrán la posibilidad de firmar cualquier documento en el instante que decidan, desde cualquier lugar.

Cifrar y descifrar ficheros: Por mucha que sea la confianza que depositemos en la infraestructura que mantiene los sistemas, es vital que dispongamos de posibilidad de cifrar/descifrar la información que va a ser alojada, de modo que ni siquiera un técnico indeseable esté en condiciones de ver sus datos.

Realizar Backups automatizados:  Su infraestructura debe salvar los datos de modo automatizado, bien sea un backup “normal” o mediante un servicio de custodia documental que mantenga toda su información un período definido de años.

Crear ilimitadas cuentas sin coste adicional: Dispone de cientos de clientes y empleados? entonces deberá poder crear automáticamente cuentas para que se conecten y descarguen información sencillamente, e incluso firmen documentos o contratos eficazmente, mediante  usuario/contraseña  y/o  certificado electrónico.

Subir cientos o miles de archivos automáticamente:  Y que sean firmados o cifrados (o ambos), notificando automáticamente a sus clientes.

Autenticación con certificados: Cualquier certificado electrónico, incluyendo el DNIe (siempre que la entidad emisora incluya servicios de validación de sus certificados en tiempo real -a diferencia de la FNMT-) deberá servirnos para identificarnos en la Sede Digital, como uno de los elementos clave que nos recuerdan a la evolución de los cajeros automáticos.

Controlar qué ocurre en la Sede:  Tener completo control de qué sucede, quién accede, qué se ha descargado tal usuario, qué ha subido este cliente.., y en definitiva diponer de una buena trazabilidad ligada a la información y los usuarios es muy importante.

Calidad de servicio

 Cuando nos planteamos como organización dar el paso de tener nuestra Sede Digital Web (Sede Electrónica Web), es fundamental conocer elementos básicos como ancho de banda garantizado,velocidad de descarga y calidad de servicio, ya que hay quien instala esta funcionalidad en su propia empresa y observa desesperado que la calidad del servicio y velocidad es de una calidad horrible, además de que ocasiona un cuello de botella en su ADSL y pierde prestigio entre sus clientes.

Las imágenes que vemos en este artículo corresponden a una de las infraestructuras más sólidas que ofrecen actualmente el servicio a las pymes de Sede Digital Web ecoPFN (Masbytes) en España, al ser un ISP experimentado.

Líneas redundantes y servicio no sólo de Backup sino de Custodia son su mayor diferenciador, lo que evita pérdidas de documentos al mantenerlos todos, aunque sean borrados de la Sede por un usuario.

Comunicaciones excelentes

 En esta imagen podemos apreciar datos del 2010 en Masbytes, de una de sus líneas, que muestra datos entrantes y salientes. Los clientes disponen de 2Mb garantizados, aunque pueden contratar mucho más para su Sede Digital si así lo desean.

  Idéntica información de otra de las líneas, que aportan seguridad adicional.

Una línea de servicios de futuro

Aún no ha llegado a la PYME de modo nítido la necesidad de disponer de su Sede Electrónica, pero eso está ocurriendo en estos momentos, al menos en España, donde la confluencia de medidas, legislación, iniciativas del Gobierno y Ley 11/2007 están creando un contexto muy rico. Si a esto unimos la profunda crisis (económico/política/institucional) e incremento de servicios en Internet, la Sede Digital Web va a ser una realidad para miles de ellas.

Quiere eso decir que las empresas no usarán las Sedes Electrónicas de la Administracion pública?  De ningún modo !

Estos nuevos servicios poco a poco van siendo activados y caminan en la misma dirección, aportando mismas experiencias de uso, pero no entran en la utilización tan versátil que la Pyme requiere en cuanto a su información y la de sus clientes.

Las Sedes Digitales Web como la que vemos en este artículo, que Masbytes ofrece  a las pymes de todo el mundo (en diferentes idiomas), disponen ya de varias herramientas y API´s que posibilitan que una empresa suba de modo automatizado cientos o miles de documentos a su Sede Electrónica, incluso desde su ERP, siendo firmados y alojados en cada una de las zonas de sus clientes, que serán avisados automáticamente de ese suceso y sabrán que tanto facturas como otros ficheros están ya en la plataforma de custodia online a su disposición.

Son muchas las Asesorías (laborales, fiscales, etc) que están activando en primera instancia sus Sedes Digitales Web, ya que normalmente son un tipo de empresa avanzada, eficaz, celosa del rendimiento y reducción de costes, que está sensibilizada por la seguridad y el cumplimiento legal !

Pero son simplemente la avanzadilla ! A ellas se van a sumar miles de empresas que por muy pocos euros al mes dispondrán de este nuevo servicio, este nuevo paradigma de la empresa del futuro que tendrá una ubicación física pero tambien una Oficina Electrónica moderna.

Por último, es importante que extrememos el cuidado y seamos concientes de si disponemos de un backup o de un servicio de Custodia Documental “conectado a” su Sede Digital, ya que un simple backup nunca salvará toda la información sino que se limitará a tener los datos de la última semana o último mes. Esto significa que si hoy comprobamos que hace diez meses se borró un fichero inadvertidamente, ya no estará recuperable, ya que el backup normalmente tendrá la información de unas pocas semanas atrás.

El servicio de Custodia Documental, como el que Masbytes ofrece conectado a las Sedes Electrónicas Web ecoPFN para pymes, nos permitirán aumentar el período de retención de los ficheros, sea uno o cinco años.

No te quedes atrás en el proceso de disponer de tu propia Sede Electrónica Web, como servicio avanzado que ofrecerás a tus clientes y para tu propia organización. Diferenciarnos constantemente de nuestra competecia y aportar nuevos valores a nuestros clientes son medidas clave en la situación actual!

Está naciendo un nuevo modo de hacer, una nueva forma de relacionarnos con nuestros clientes, aportando capacidades de firma y cifrado, ahorrando papel de modo extraordinario y mejorando la seguridad, como una de las síntesis de tanto cambio tecnológico y crisis.

 Asistimos a este despegue y es mejor que seamos conscientes de ello.

El mercado y la nueva situación van a hacerlos desaparecer limpiamente.

 A lo largo de estos últimos años los responsables de CITI Navarra han comprendido, adelantándose varios años a muchas organizaciones, que el camino era incrementar la calidad, mejorar la seguridad, invertir en futuro, extenderse en Internet ofreciendo servicios a todos los Ingenieros Técnicos Industriales, y tambien a empresas de todo tipo, estén donde estén fisicamente.

El resultado de su apuesta lo dirá el futuro imediato, pero hagamos balance de su trabajo hasta la fecha:

• Todos los ingenieros presentan los proyectos electrónicamente, con firma digital
• El Colegio Visa los proyectos y los firma electrónicamente, entregándolos al Gobierno de Navarra
• Las facturas que emiten (unas 3000 al mes) las firman electrónicamente y cuelgan de su gestor documental web para hacerlas accesibles a cada cliente
• Las nóminas las firma electrónicamente tanto el Colegio como los empleados al recibirlas
• Se han dotado de un DataCenter de última generación virtualizando servidores y activando servicios innovadores vía Internet
• Han certificado la organización en la ISO 27001 a fin de mostrar al mundo la seguridad de sus sistemas y la gestión profesional y controlada de los mismos
• Ofrecen un ERP de gran calidad en modalidad SaaS soportado por su renovado DataCenter
• Han creado con ANALITICS21 el proyecto Sedes Electrónicas Web para la PYME, de modo que cada empresa tenga la suya en el DataCenter CITI Navarra, también en modalidad de pago por uso
• Han activado el proyecto Backup Online por el que cualquier empresa puede salvar su información en su DataCenter de modo seguro, sencillo y económico, evitando desastres de pérdidas críticas
• Acaban de firmar un convenio con la Autoridad de certificación Firma Profesional con el fin de ofrecer los mejores certificados electrónicos tanto a ingenieros como a empresas de toda la comunidad
• Se han dotado de unas nuevas instalaciones que posibilitarán la ambiciosa etapa que se abre
• Disponen de un moderno sistema de vídeo conferencia poteciado por servidores streaming para que los usuarios puedan ver y oir los eventos incluso cuando hayan ocurrido ya, merced al servicio de grabación

Este despliege que ha constado varios años construir no se hace al azar. Quienes dirigen esta organización hacen gala de una visión y de un valor que se echan de menos incluso en el mundo de la empresa, y se encuentran en disposicion de expandir sus servicios por toda España.

Hace muy pocos días se desarrolló en las nuevas instalaciones del Colegio una jornada promovida por BIMADIT SEGURIDAD, empresa responsable de todo el armazón tecnológico del DataCenter y que ha contado con todo el apoyo de Microsoft y su Hyper V. 

Responsables tanto del Colegio como de ANALITICS21 hemos apoyado la sesión para mostrar todos los servicios que esa infraestructura está haciendo posible.  Es importante tener claro que sin una infraestructura crítica bien montada, redundante, segura, mantenida y certificada con ISO 27001,  es muy difícil activar servicios valiosos para la empresa.

Ahora todos los servicios innovadores que están articulándose, incluso facilitando la unión de varios colegios de ingenieros alrededor de CITI Navarra, van a demostrar lo que tantas veces digo en mis artículos: Mientras hay quien se cobija hasta que escampe, otros profundizan en medidas anticíclicas para el futuro, arriesgan e invierten con visión.

Sólo me queda decir que es una suerte para ANALITICS21 poder participar en este despliegue y esperar que otras muchas organizaciones materialicen sus proyectos con la misma visión innovadora que en CITI Navarra.

Cada vez que he iniciado un nuevo proyecto (como el actual analiTICs21) he tratado de analizar “postmortem” las vías que se han ido cerrando y sus porqués, los errores cometidos y su sentido, las nuevas líneas que todos ellos posibilitan siempre, la combinación de coraje, amor al riesgo, renacimiento de ideas e ilusiones y por supuesto la ponderación de los elementos que van a permitirme zambullirme con decisión en el nuevo camino.

Produce verdadera satisfacción comprobar que iniciar un camino nuevo no supone una renuncia a muchas cosas hechas en el pasado, sino en todo caso una integración de algunas de ellas y la constatación de aciertos y errores a evitar.

Este articulo quiere ser un gracias a aquellos compañeros y colaboradores que llegan también a estas fiestas con nubarrones sobre su futuro, pero todos ellos muestran clara su decisión de seguir luchando y colaborando.

Para mi, para analiTICs21, haber podido crear con cada uno de ellos un proyecto que va a ir abriéndose a lo largo de 2011 constituye una ilusión enorme, y me hacen ratificarme en mi camino de continuar incorporando aquello en lo que creo y que en anteriores proyectos empresariales no me ha sido posible hacer por diversos factores.

Centrado en la familia de normas ISO 27000, a lo largo de estos meses he ido cerrando acuerdos con empresas especiales con las que hemos ido perfilando nuevos modos de desarrollar productos y servicios para la empresa, siempre desde la perspectiva de Sistemas de Gestión para la Seguridad de la Información.

Es momento tambien para agradecimientos a todos ellos y para mostrar con claridad que el camino ya iniciado es espectacular, ilusionante y producirá muchos éxitos.  Al final las empresas son las personas que las conducen y cuando estableces con ellas un vínculo mental, sabes que los planes diseñados conjuntamente van a abordarse con trabajo y honestidad.

Me ilusiona el camino iniciado con Alberto Picón, con cuyo bufete haremos llegar a cientos de empresas de todo el país un nuevo modo de integrar legalidad, eficiencia, seguridad,  formación y tecnológía.

Me motiva el proyecto abierto con Antonio Rodríguez, del Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra, orientado a ofrecer desde la nube servicios excepcionales a ingenieros y empresas en toda España, como muestra la activación de la plataforma de firma electrónica y custodia documental, o el acuerdo establecido con la Autoridad de Certificación Firma Profesional.

Me encanta ver el profundo avance producido con Mikel Martínez, lider de NLINK y con quien analiTICs21 está creando nuevas líneas de futuro colaborativo que llegarán a muchas empresas excelentes.

Me siento muy unido a socios de camino como Julio García y Alvaro Alonso, de MASBYTES, quienes extienden sus servicios en Internet sin olvidar la humanidad en sus relaciones, talento activo e innovación cada día.

Es sorprendente cómo se ha ido agrandando mi relación con Jose Ramón Mina, de BIMADIT, según hemos ido colaborando en implantaciones de seguridad y colaborado mano a mano en el ámbito del Colegio de Ingenieros.

Es clave el impulso que  MEDIAGEST y analiTICs21 vamos a dar al mundo de la LOPD y la seguridad documental, aprovechando la gran sintonía y la coincidencia en la visión de lo que vendrá en los próximos años a la pyme.

Me produce una gran sensación de acierto haber profundizado en la relación con Tristan Ramaget, líder de ADHOC-SECURITY y experto en ISO 27000, por cuanto constituye una luz en el horizonte que me guía en la dirección adecuada, tanto en la oferta conjunta de servicios de auditoría e implantación de SGSI como en la utilización de sistemas expertos en detección de vulnerabilidades.

Me llena de alegría la creciente relación con David Marzo y LITO, magníficos desarrolladores y empresarios del Internet del siglo XXI.

Cuando la colaboración profesional da paso a la amistad, como con  Pablo Pérez Trullós (XION) y Martín J. Sánchez todo adquiere una perspectiva nueva, y de un modo natural esperas que el futuro nos será más propicio que hasta el momento.

Me tranquiliza comprobar que el otro proyecto empresarial en el que aún participo como socio, KSI, es conducido acertadamente por Pedro Latasa y Santiago Castaño, paso a paso, hacia la generalización de la firma electrónica en todo el mundo, como acredita el reciente viaje a Colombia a la sede de nuestros socios de GSE Colombia.

En la figura siguiente (arbol, flecha, símbolo de avance, cohete..), con cualquiera de las interpretaciones que deseemos coger, o con todas ellas a la vez, he tratado de no olvidar a ninguna de las organizaciones con quienes construyo mi futuro inmediato, y con las que quiero seguir profundizando y creando ilusiones y proyectos.

Mi familia, base de todo, no podría estar en otro lugar que en el comienzo, en la base, en la raiz de ese árbol de navidad, o en la zona desde donde se impulsan de verdad todas las cosas.

Un nuevo ciclo comienza, como puede apreciarse en la confluencia de tantas crisis simultáneas (financiera, política, valores, modelos, trabajo ) y en la necesidad de su resolución y búsqueda de caminos, y si le echamos valor podremos aprovechar muchas de las ventajas que aparecen en momentos de tormenta, cuando muchos se limitan a cobijarse y dormitar.

Les deseo de corazón a todos ellos (y a tí que me lees) una feliz navidad, un futuro esperanzador para el año que entra y un deseo sincero de que encuentren pronto, como yo he hecho ya, lo verdaderamente importante para seguir adelante con profesionalidad, con ilusión, pero con ambición y una buena dosis de amor al riesgo.

Feliz Navidad

Me ha faltado tiempo para mostrar noticias muy relevantes de los nuevos desarrollos producidos ya por Santiago Castaño, líder de desarrollo en KSI, en la unión de la firma electrónica y el mundo MAC, pero en breve irán esa y otras noticias tecnológicas interesantes.

Otra revolucion que llega. Leer casi como en papel

Con algunos años de retraso, el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) ha tenido a bien añadir el Explorador ESecure a la lista de aplicaciones avanzadas que aportan valor a empresas y ciudadanos.

Cuando creamos ESecure, antes incluso del nacimiento de KSI (empresa de la que sigo siendo socio y que compagino con mi nuevo proyecto empresarial analiTICs21 ), mucho antes del nacimiento del DNIe en España, antes de la normativa sobre Factura electrónica, mucho antes del nacimiento de la excepcional Ley 11/2007 de Administración electrónica, no existía ninguna herramienta de firma y cifrado en España del calibre de ESecure.

Cualquier profesional de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) conoce la trayectoria de INTECO en nuestro país y las innumerables tareas de reordenación del sector, racionalización de recursos, activación de ayudas y estudio de líneas de acción que mejoran la seguridad en Internet, tanto con el centro de alerta temprana como con su labor de difusión creciente. El retraso en publicarla lo hemos aprovechado realmente para madurar ESecure de un modo extraordinario.

Imagen de la web de INTECO donde se referencia el Explorador ESecure

Cuando contactamos con INTECO para ofrecer nuestra versión gratuita de ciudadanos del Explorador ESecure que habíamos construido en KSI (y que tras varios años ha crecido y madurado enormemente), no existía en Alerta Antivirus ni siquiera una categoría de herramientas donde situarla.

ESecure, que había surgido como una alternativa a nuestro querido PGP (Pretty Good Privacy), integrándolo en las PKI modernas, ya tenía todas las capacidades de firma electrónica y cifrado que muestra hoy día, aunque en aquel momento aún no se había desatado el impulso a nivel europeo y español de la firma electrónica y resto de normativas que orbitan sobre ella.

Sin embargo ha sido en los últimos 4 años cuando ESecure se ha abierto a todos los estándares de firma (CAdES, PAdES, XAdES) pudiendo firmar CUALQUIER fichero, de cualquier tamaño, con cualquier certificado (incluido el DNIe) y ha cambiado nuestra aspiración de llevarlo a todo tipo de personas y empresas, haciéndolo más amigable, abierto y robusto, de la mano del magnífico trabajo de Santiago Castaño, responsable de desarrollo de KSI.

Para aquellos que no están en este mundillo de seguridad documental, utilizar cualquier solución de firma presenta el problema fundamental de la necesidad de una cierta formación, así como del requisito obligado de disponer de un certificado electrónico para poder firmar.

Imagen de las avanzadas capacidades de ESecure con ficheros PDF

Es inevitable que estos elementos vayan llegando a toda la población, en gran medida por el formidable impulso que desde la Administración europea y española se está realizando en la extensión de los certificados (donde el DNIe es uno más) y mediante la activación de normativas ambiciosas (Ley de Firma electrónica, DNI electrónico, Ley 11/2007 de Administración electrónica) que movilizan a ciudadanos y empresas (Normativa de Factura electrónica).

Poco a poco toda la sociedad va a ir integrándose en estas nuevas vías, y es cuestión de tiempo que en la empresa privada se expandan y consoliden definitivamente estas nuevas tecnologías y nuevos modos de relacionarse e intercambiarse información.

El Explorador ESecure es ya una herramienta más en esa lista de INTECO, pero debemos leer entre líneas: Firma cualquier tipo de fichero mediante el estándar CAdES, incluyendo validación de certificados y sellos de tiempo.

Firma también PDF inyectando en su interior la firma y evidencias para longevidad, e igualmente puede inyectar la firma en Office y Open Office, y tambien trabaja limpiamente con ficheros XML, por supuesto con validación de certificados (si la entidad emisora trabaja correctamente y ofrece el servicio de modo abierto y sin coste) y sellos de tiempo.

ESecure no se limita sólo a la firma de cualquier fichero, sino que ofrece dos vías para el cifrado, bien usando certificados (cifrado asimtétrico) o sólo contraseñas (cifrado simétrico).

La utilización plena de ESecure permite de un modo efectivo que cualquier individuo o empresa sea capaz de llevar en su día a día estas sencillas funciones que mejorarán su seguridad, reducirán costes y evitarán la destrucción de millones de árboles al ahorrar papel.

Ahorro que en esta línea se producirá de un modo formidable cuando esos miles de millones de PDF firmados (formato universal y estándar ISO) puedan ser leidos en los magníficos eBook y revolucionen no sólo el mundo educativo sino el laboral, universitario, y empresarial.

Si la Agencia Tributaria en España ha cuantificado el ahorro EN UN AÑO de 15.000 millones de euros y sólo con Facturas electrónicas, puede intuirse el ahorro monumental que se producirá cuando empresas y ciudadanos eviten la impresión de miles de millones de documentos (firma electrónica) y los puedan leer en dispositivos como los mencionados eBook, máxime con la bajada de precios que va a producirse tras la llegada de dispositivos como el IPad y competidores, que aunque espectaculares no son realmente dispositivos para lectura por el daño ocular que producen si los comparamos con los estupendos eBook

La imagen de un niño leyendo de un eBook es una ventana que muestra el futuro que viene a toda velocidad

La versión gratuita del Explorador ESecure que puede verse en la referencia de INTECO, no tiene todas las capacidades de las versiones profesionales, pero facilita ya la firma en todos los formatos estándares, cifrado y descifrado.

Cualquier ciudadano puede obtener además una licencia sin coste, que amplía las capacidades de la versión gratuita llamada USER, sólo a condición de realizar un curso online gratuito, desarrollado en centros homologados (como el Servicio Navarro de Empleo en Navarra) y que le aporta un conjunto de buenas prácticas para su uso pleno y seguro.

Otras versiones profesionales de ESecure (PRO y PYME) orientadas a su comercialización en el mundo de la empresa, se extienden ya en España e Hispanoamérica a buen ritmo, pero la versión USER gratuita está pensada para cualquier ciudadano.

Ha sido publicar INTECO la herramienta ESecure en su sección de herramientas avanzadas y ya hay muchas descargas y solicitudes del curso online que les permita promocionar esa versión gratuita (USER) a la EDU, eliminando las barreras de tamaño de fichero tratado. No obstante la version gratuita ESecure USER colmará la inmensa mayoría de las necesidades que un ciudadano puede tener en materia de firma electrónica, cifrado y borrado seguro.

Estas reflexiones me acompañan desde hace muchos años, y fue una de las razones por las que creamos  el Explorador ESecure, que dió paso a la creación de KSI, donde se mejoró enormemente a lo largo de los años y materializamos una versión gratuita para ciudadanos a la par que las versiones comerciales para el mundo empresarial.

Esta versión cumple ya seis años, pero ha sido en fechas recientes cuando se ha dotado a la aplicación de TODAS las capacidades de sus hermanas (las versiones orientadas al mundo profesional -PRO y PYME-) que en el mes de Diciembre 2010 estará descargable desde la web de KSI.

Firmar cualquier fichero, utilizar cualquier estándar, firmar INCLUSO FACTURAS, cifrar y descifrar cualquier documento o borrar con seguridad, son funciones de la nueva version gratuita de ESecure que surge en estos días (estamos en la última fase de pruebas y verificaciones) y con la que esperamos ayudar en esa idea fundamental de generalizar la firma en todos los ámbitos, incluyendo el privado o doméstico.

Imagen de ESecure firmando un documento de Office

Agradecer las informaciones sobre errores y sugerencias en ESecure

La versión gratuita del Explorador ESecure la entendemos como una aportación a todos los ciudadanos para que dispongan de herramientas especiales para mejorar su seguridad documental, evitando que tengan que comprar o mal usar otro tipo de soluciones.

Las decisiones que durante estos años hemos tenido que tomar, para ir aumentando las funcionalidades en la versión gratuita, han costado tiempo y discusiones, pero el resultado es espectacular y tenemos la esperanza de que muchas personas mejorarán en la seguridad de su día a día y la disfrutarán.

Como cualquier software, siempre será mejorable, y nadie está libre de errores. En todo caso aseguro que cualquier sugerencia será bienvenida, como los avisos que podais enviarnos ante el descubrimiento de cualquier error que se pueda reproducir.

Animo en el uso de ESecure y no dejes de conseguir un eBook para leer los documentos PDF que firmes, y los libros en formato electrónico que crecen  de modo esperanzador, aunque algunos nunca podremos dejar de leer también en papel.

Seguridad en acceso - Ahorro e innovación- La Administración moderna

Continuando con el análisis práctico de  la confluencia de tecnologías y normativas europeas en la actualidad, y a modo de profundización de mi análisis reciente sobre sistemas de autenticación web basados en PKI, he analizado el fuerte movimiento que se está produciendo en muchas administraciones públicas españolas en la creación de Sedes electrónicas.

Volvemos a ver sorprendentemente cómo el mundo de la empresa privada permanece inerte ante esa acertada orientación de organismos públicos que consiste en avanzar hacia una verdadera administración electrónica.

Este camino facilitará a empresas, profesionales, proveedores, clientes, trabajadores, ciudadanos.. aprovecharse de las ventajas indudables de la aplicación de la tecnología que sustenta los certificados electrónicos y potenciará la mejora de la seguridad que proporciona tanto en la autenticación fuerte como en mecanismos de firma electrónica de documentos, expedientes, formularios, peticiones o consultas en el día a día.

Una sede electrónica u oficina vitual viene a ser sencillamente un sitio web al que podemos conectarnos mediante un certificado digital (aunque aquí hay disparidad según qué administración) y en él, una vez identificados ambos extremos (usuario y servicio), podemos hacer solicitudes, peticiones, entregas o descargas de información.

El concepto de Sede electrónica en la empresa debe ser por definición algo más eficiente, sencillo y funcional. No necesita revestirse del formalismo de las administraciones públicas y debe aportar a clientes, empleados y proveedores de todos los elementos necesarios para aprovechar la tecnología para reducir costes, mejorar en seguridad, reducir el consumo de papel, acceso a repositorios documentales firmados, potenciar el intercambio seguro de documentos e incluso má adelante posibilitar servicios de ventanilla única también en la pyme.

Podemos definir también el concepto de sede digital o electrónica, oficina virtual o electrónica, en el ámbito de la empresa privada, como un sistema web evolucionado que ha integrado limpiamemte el mundo de los certificados electrónicos y ofrece a sus usuarios mecanismos sencillos y económicos para relacionarse con grandes incrementos de seguridad, innovación y buenas prácticas.

Oficina electrónica moderna

Asumir gastos para enviar documentación a nuestros clientes de modo inseguro? Para qué?

Démosles acceso a su zona privada, segura, donde está la información que hemos preparado para ellos, permaneciendo firmada e incluso cifrada, de modo que puedan descargársela en cualquier momento (nóminas, irpf, facturas, expedientes, informes, prospecciones, guías..) para resolver sus necesidades.

Aportémosles la seguridad de que la información siempre estará ahí, realizando por ellos backups de su documentación y ayudándoles a cumplir las necesidades que la legislación les impone en cuanto a períodos de almacenamiento o custodia.

Que nuestra competencia no lo hace? Estupendo!! Entonces es una razón más para diferenciarnos aportando un valor indiscutible a nuestros clientes, colaboradores y asociados (y evitando “vueltas atrás” desastrosas, como los casos de clientes que abandonan la factura electrónica y exigen la vuelta a la factura en papel, debido a un incorrecto modelo donde el emisor de la factura sólo trata de ahorrarse el correo postal y no ha pensado en los receptores).

En el mundo de la empresa y en el ámbito de la factura electrónica, algunas entidades (muy pocas) se están acercando a este concepto de oficina electrónica. En realidad no sólo tratan de que sus clientes puedan acceder siempre a sus facturas, sino resolver los problemas que la legislacion tributaria plantea sobre ellas a sus clientes, de identificación del firmante de la misma (algo que pocas entidades emisoras de factura electrónica hacen, endosando sin saberlo a sus clientes la obligación de determinar ellos si el certificado usado era válido) y de almacenamiento riguroso de las facturas el período legal.

Las empresas  que han dado el paso de poner en permanente disposición las facturas que envían a sus clientes (acceso, descarga, verificación) se acercan mucho al concepto que pretendo clarificar de sede electrónica de ámbito privado u oficina electrónica avanzada, y sin embargo el mundo de la banca va paso a paso en esa dirección (permitiendo el acceso a sus clientes a documentos y transaciones de los ultimos 5 años).

En realidad lo normal es que se aporte a cada cliente un usuario/contraseña y puedan conectarse y descargar los ficheros, sencillamente.

Sin embargo una verdadera SEDE DIGITAL debe comenzar identificando con seguridad a la persona que se conecta (mediante un certificado electrónico). Una sede electrónica permitirá que el cliente acceda a todo tipo de documentos (todos ellos firmados digitalmente) y a realizar descarga en cualquier momento.

Con buen criterio, las organizaciones que se lancen por esta vía (aunque sólo sea por el prestigio y el ahorro que conllevan) permitirán que los clientes entreguen información, facilitándoles de modo gratuito capacidades de firma electrónica asociada a su plataforma o sede digital.

Igual que en el pasado hubo muchas dudas entre las empresas que atrasaban el disponer de su web en internet, va a escalonarse muchísimo la llegada de empresas al concepto de sede electrónica u oficina virtual electrónica, porque se dan circunstancias similares (desconocimiento, informaciones interesadas deformadas, percepción errónea de que el cambio será caro, fallo en la interpretación del “momento” tecnológico en el ámbito de los certificados digitales..).

Es costoso “dotar” a nuestra actual web de autenticación con certificados electrónicos ? (la respuesta es NO. Puede tener coste cero).

Es costoso dotar a los clientes de capacidades de firma una vez conectados a nuestra oficina electrónica ? (la respuesta es NO. Aquí la organización asumirá un coste, bajo, pero que será muy inferior al ahorro de costes que obtendrá por el hecho de eliminar papel y costes de correo postal.)

Debemos optar por avanzar en ese camino ? INDUDABLEMENTE !!  Como en tantos temas relacionados con el entorno de los certificados digitales, es curioso cómo el mundo de la empresa privada, normalmente muchísimo más avanzado que la administración pública, está completamente desfasado, atrasado en estas cuestiones. La sorpresa es mayor cuando se observa que no se trata sólo de medidas “cosméticas” más o menos avanzadas o de imagen, sino que realmente la inversión se amortiza a una velocidad enorme y se obtienen importantes beneficios por la nueva línea adoptada.

Siendo eso así, sólo la crisis económica, la desorientación con tanta confluencia tecnológica o el abandono por las capas directivas de estas cuestiones “técnicas” (que creen mas relacionadas con la informática) parecen aportar explicación al hecho de que la empresa privada esté congelada mientras organizaciones públicas acogen con interés creciente (a veces manchado de interés político cegato) el avance de la administración electrónica.

Habrá quien piense que las Administraciones actúan obligadas por la legislación, ya que el surgimiento de las sedes electrónicas obedece efectivamente al cumplimiento de la Ley 11/2007 en España. Lo que viene para el futuro desde mi punto de vista es una generalización de esas medidas tanto en el ámbito público como privado, y serán las empresas que no implementen estos avances las que pagarán su inmovilismo.

Es momento de ponerse en marcha en la dirección que marcan las administraciones públicas.

Nadie nos obliga en la empresa privada a orientarnos hacia una oficina electrónica, por supuesto, pero la tendencia es inapelable y es mejor mostrar a nuestros clientes que tambien innovamos, pensamos cada vez más en su comodidad y seguridad y estamos dispuestos a seguir esforzándonos por tener su confianza.

Con el fin de eliminar costes a las empresas que van a meterse en este camino, estan surgiendo con fuerza organizaciones que ofrecen su infraestructura tecnológica “en la nube” permitiendo obtener a un coste muy bajo mensual la sede electrónica que se busca. Necesariamente son entidades que cumplen la ISO 20000 y/o la ISO 27001 y que en modalidad de pago por uso hacen sencillo lo que a veces cuesta mas a las empresas: activar un sistema complejo. 

Infraestruturas TIC especializadas

No se trata por tanto de que cada empresa tenga que asumir los enormes costes de propiedad de servidores, personal formado, sistemas operativos y software, licencias, mantenimiento y backup, sino de orientarse a entidades especiales que ponen su infraestructura tecnológica certificada para que nos centremos cada uno en lo sustantivo de nuestro negocio, pudiendo comprobar sencillamente el ahorro que se produce de modo inmediato tras activar nuestra sede digital y su conocimiento por parte de nuestros clientes.

En muchas ocasiones, tanto en cursos como en charlas en diferentes lugares han surgido preguntas que trataban de resolver el interrogante:  hay algo que pueda hacer con sencillez para mejorar mi seguridad?

Es verdad que es una pregunta muy genérica, pero en los distintos contextos (analisis de gestión documental, facilitar cumplimiento de la LOPD, herramientas y soluciones de protección personal..) es fácil dar una respuesta muy concreta y que tiene sentido tanto en el ámbito personal/familiar de cada individuo como en el empresarial: TRUECRYPT.

Se ha hablado tanto de truecrypt y existen tantas entradas, webs y documentaciones que tiene poco sentido que me extienda demasiado aquí en ello, por ello seré breve.

Herramienta que facilita la creación de “volúmenes” de información de un modo sencillo, permite a cualquier usuario llevar uno o muchos volúmenes (para los no iniciados pensad que un volumen es un fichero que se asemeja a un disco duro, donde puedes guardar programas y ficheros de todo tipo) que se encuentan cifrados.

Puedes tener un volumen donde guardas la información sensible familiar, otro donde guardas ficheros sensibles de ámbito personal, otro donde llevas los datos de tus clientes que no quieres que  ni en caso de robo del portátil sean obtenidos..  Mira en la web de Truecrypt (http://www.truecrypt.com), en wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/TrueCrypt) o en kriptópolis (http://www.kriptopolis.org/truecrypt) y verás que tienes todo lo necesario para resolver muchos de los problemas que en tu día a día puedas tener de seguridad.

Por supuesto Truecrypt requiere que te plantees una serie de POLITICAS personales que te ayudarán muchísimo si en el futuro tienes problemas en tu PC. No basta con tener la información en una o varias “cajas negras” cifradas, sino que debes pensar en las copias de seguridad (al ser un sólo fichero te va a resultar mas sencillo) por ejemplo usando uno de los muchos sistemas de backup online de bajísimo coste que existen en la actualidad. Como lo salvas cifrado, tienes un buen esquema que te permite estar seguro incluso respecto a ese proveedor.

Cuando integramos en nuestro día a día Truecrypt, la aparición del Explorador ESecure, del que ya os he hablado en otra entrada aquí (http://www.analitics21.com/2010/03/la-gestion-documental-segura-y-el-explorador-esecure/) origina que el binomio Truecrypt/ESecure multipliquen las capacidades orientadas a seguridad, ya que vas a poder tener firmados tus volúmenes, vas a poder usar firma electrónica de cualquiera de los ficheros que guardas en cada volúmen y en definitiva todo el esquema de cifrado/firma electrónica sale favorecido enormemente.

El Explorador ESecure vas a poder llevarlo en tus dispositivos USB, al igual que Truecrypt y los volúmenes que quieras mover, lo que va a permitirte que inspecciones tu información (descifres, cifres, firmes, verifiques) incluso en ordenadores que no sean tuyos, sin necesidad de instalar en ellos ningun software ni mover al disco duro ningun fichero. Incluso si te ves forzado a copiar algun fichero de tu USB al disco duro por cuestión de velocidad, ESecure te permitirá cuando acabes borrarlo de modo seguro.

Las dos herramientas combinadas nos aportan un conjunto de capacidades a tener en cuenta, por lo que podemos decir que el ámbito de gestión documental segura personal podría quedar muy bien resuelto a falta únicamente de que localices un buen sistema de backup online que te proteja de la pérdida o robo del portátil y/o de los USB.

Si no deseas un servicio de backup externo, aun cuando los ficheros que salvas en ellos estén cifrados, puedes establecer una Política personal de backups bastante buena si dispones de varios dispositivos USB en distintas localizaciones y te disciplinas en la actualización de ellos.

Es ya el momento de aportar soluciones a los que ven que el universo documental, tanto a nivel particular como a nivel de empresa, no se reduce a las facturas sino que en su visión se asume la información de todo tipo que entra y sale de nuestro  ambiente (correo electrónico, proyectos, nóminas, facturas, informes, información íntima, secretos, inventos, libros, recetas, imágenes, vídeos, código fuente etc etc).

Aquellos que hayais utilizado en el pasado PGP o GPG disfrutaréis de verdad con esta solución.

El Explorador ESecure es una herramienta que se está extendiendo con fuerza por España y también en hispanoamérica, donde de la mano de GSE Colombia (Autoridad de Certificación) está avanzando por diferentes países de su entorno.

Según mi particular visión, en este momento, una verdadera gestión documental daría opción a todos los usuarios (si hablamos de una familia,  todos los miembros de ésta) a guardar, buscar, escanear, firmar, cifrar, enviar con seguridad, bloquear, verificar, auditar etc además de posibilidad un salvado de toda la información de un modo sencillo que permita que en minutos se dispone de toda la información incluso de muchos años atrás.

Imagen de ESecure y sus capacidades con ficheros PDF. Naturalmente nuestros amigos, colegas o clientes sólo necesitan su Adobe Reader para verificar o descifrar, aunque podemos pasarles una copia gratuita de la aplicación.

Como aún está lejos el momento en que cada familia tenga un gestor documental integral (atención fabricantes de software, porque nadie parece darse cuenta de que la necesidad existe incluso en el ámbito de toda familia), voy a mostrar algunas aplicaciones que sin ser gestores documentales pueden ayudar decisivamente a mejorar muchos aspectos que inciden en la gestión documental, tanto a nivel de seguridad como de reducción de riesgos de robo, pérdida o modificacion.

Aporta  firma digital, cifrado de ficheros, borrado adecuado, correo seguro y muchas más funciones.

Si bien los usuarios particulares y las empresas tenemos contextos y necesidades diferentes, todos sufrimos en la actualidad los mismos tipos de amenazas, somos más o menos vulnerables a ellas y necesitamos soluciones amigables que actúen como salvaguardas efectivas.

Imagen que muestra la capacidad de firmar cualquier formato de archivo e incluso cifrarlo.

Amenazas a las que responde el Explorador ESecure

• Pérdida o robo de información.
• Ataques a la integridad de la información (evitar que alguien modifique sin que lo sepamos).
• Robo de cuentas y contraseñas (podremos tener un fichero cifrado con las claves y contraseñas).
• Pérdida de confidencialidad (cifrado, tanto en nuestros PC´s como en el envío de correo).
• Recuperación ilegítima de datos en ficheros temporales o borrados poco eficazmente.
• Copias de seguridad no cifradas (cumplir la ley será sencillo respecto a backups externos)
• Incumplimiento de normativa legal LOPD
• Utilización compartida de locales y/o recursos entre varias entidades o departamentos
• Utilización de directorios compartidos por usuarios
• Acceso inseguro a datos de la empresa desde el exterior
• Envío de información crítica por correo electrónico normal
• Transporte inseguro de copias de seguridad o información sensible  al exterior u otra sede
• Imposibilidad de comprobar el creador, o si se han producido cambios en los datos.

Las amenazas pertenecen a todos los ámbitos que se analizan en un análisis de riesgos: Accidentes, Errores, actuación maliciosa presencial y remota.

Entornos donde es útil el Explorador ESecure

1. PC doméstico: Datos personales y familiares críticos, fotos especiales, protección de contraseñas y cuentas bancarias, transporte en memorias USB, CD o DVD de datos convenientemente protegidos ante pérdida o robo. Tambien el envío por email de información especial.
2. PC departamental: Funciones de seguridad para el usuario de empresa: firma, cifrado, comprobación de integridad, borrado seguro.
3. Servidor de empresa: Cifrado y/o firma de backups o conjunto de sistemas de archivos- Linux y Windows-.
4. Portátiles: Transporte asegurado de información sensible.
5. Dispositivos de archivos: Almacena ficheros de usuarios y/o sedes cifrados y firmados. Los usuarios los descargan y descifran/verifican en su PC tras la descarga).

Descripción de la aplicación

Facturación electrónica:

La capacidad de almacenar facturas digitalmente en lugar de en papel, y las capacidades extraordinarias de ESecure en la Firma electrónica reconocida y avanzada tanto de una persona como varias ( varias Firmas en un archivo) posibilita que los emisores de facturas aprovechen toda la cobertura que da la aplicación utilizando certificados digitales.

Además de la capacidad de firma de cualquier fichero en el estándar PKCS#7, el Explorador ESecure también posibilita la firma digital avanzada y reconocida de ficheros PDF de Adobe Acrobat y el formato avanzado CAdES XL y XAdES XL, incluyendo las firmas de varias personas o entidades, con lo que cualquiera con el lector Acrobat Reader puede ver el fichero y comprobar firmas e la integridad.

Copias de seguridad cifradas.-

Si bien la exigencia legal de cifrado de las copias de seguridad solamente se precisa para los datos de carácter personal correspondientes a un nivel alto de sensibilidad, la aplicación permite cifrar todos los datos independientemente del tamaño proporcionando un blindaje especial para el caso de hurto de soportes, pérdida de cintas, discos o CD, haciendo imposible que personas externas, o nuestra competencia, puedan hacer uso de la información que custodiamos. Las copias de seguridad que se almacenen en el exterior de la empresa no serán usadas por estar cifradas, con lo que en caso de extravío o robo no podrá utilizarse la información por personas o entidades ilegítimas.

Cumplimiento de normativa del Departamento de Defensa americano 5220.22-M

Permite que los ficheros temporales sean borrados por un procedimiento seguro. Asimismo, posibilita que el usuario elimine información cumpliendo este estándar con el fin de impedir su acceso a esa información borrada.

Desarrollo continuo:

El Explorador ESecure es constantemente actualizado para los clientes que desean un soporte anual, aportando optimizaciones y corrección de vulnerabilidades que pudieran ir apareciendo con el avance de la tecnología y el descubrimiento de debilidades en protocolos, algoritmos de cifrado o cualquier otro aspecto. Los clientes que no contratan el mantenimiento pueden hacer uso a perpetuidad de la aplicación que adquirieron, sin acceso a las actualizaciones y soporte.

Señalar de nuevo que el mundo de la educación puede recibir las licencias profesionales sin coste alguno.

Basado en estándares de la industria:

ESecure es una solución para la empresa pero también para el ciudadano (existe una versión gratuita). Está integrada por elementos que son estándares en la industria, entrando de lleno en el mundo de las soluciones de seguridad para la empresa.

DNI electrónico:

ESecure prepara al usuario para el uso del DNI digital. Las pruebas realizadas con dispositivos lectores de tarjetas de empresas relevantes del mercado nacional e internacional han demostrado su óptimo funcionamiento, lo que aporta un valor adicional al propio ciudadano al permitirle con sencillez la firma de sus ficheros, teniendo un control de integridad que hasta ahora tenía complicado.

Posibilitar el envío seguro de datos a clientes:

ESecure posibilita no sólo un ahorro en el envío de información a nuestros clientes preferenciales (historiales, nóminas, presupuestos, planos, listados), sino que permite que nuestros clientes se aprovechen de este elemento de seguridad ya que ven cómo custodiamos su información. Al realizarse mediante autenticación segura y cifrado, estaremos cumpliendo la ley incluso en casos de alto nivel de ficheros, la cumplirán ellos y mostramos cómo salvaguardamos su confidencialidad aportándoles un mecanismo ágil e innovador para nuestras comunicaciones críticas.

Damos fin de este modo al tránsito inseguro, cuando no ilegal, de información crítica entre la empresa y clientes (proveedores, socios, directiva, empleados) mediante una solución integrada y de uso sencillo, potenciando el envío por correo seguro de datos especialmente sensibles, pero también si el transporte de información se produce vía FTP, Web o dispositivos de almacenamiento (USB, CD, DVD ..etc).

Correo Seguro:

ESecure, en todas sus versiones  promueve el correo seguro. Permite enviar mensajes firmados y cifrados con múltiples certificados, bien se encuentren almacenados en Windows, bien en tarjetas criptográficas o en almacenes PKCS#12 de usuarios, o cifrar los ficheros que enviarán adjuntos.

Firma de ficheros y firmas múltiples:

Ahora podremos estampar nuestra firma en un fichero, como si firmásemos un papel aunque con más seguridad. Además, ese fichero podrá ser firmado por más personas, por ejemplo para reuniones o acuerdos entre personas distantes, y en sistemas de entrada de ficheros firmados electrónicamente, que son Visados electrónicamente incluso con sello de tiempo para recoger el instante de la entrada (Registros, Colegios profesionales…) sin limitación de tamaño de ficheros de otras soluciones del mercado.

Firma, cifrado y verificación de ficheros PDF de Adobe:

Además de la firma y cifrado de cualquier fichero, las versiones EDU, PRO y PYME incorporan un nuevo y potente servicio orientado a los ficheros PDF de la empresa Adobe.  De este modo, cuando abramos un PDF con nuestro Acrobat Reader, podremos ver la firma en el documento PDF, así como verificarlo. La nueva posibilidad de proteger un PDF con contraseña o mejor aun, cifrándolo en su interior con certificados, es una nueva posibilidad de gran alcance, habida cuenta de que la comunidad internacional utiliza este formato de fichero de un modo generalizado. De este modo, cuando en la pyme vayamos a hacer facturación electrónica con este tipo de ficheros, podremos estampar nuestra firma digital, así como otras adicionales si fuese necesario.

Firma digital con conexión a Servidores de Tiempo (NTP):

La aplicación permite guardar en el fichero firmado tanto la hora local del PC como la hora que en ese instante le solicita al servidor NTP, por ejemplo el Real Observatorio de la Armada, encargado de la hora oficial en España. Permite aumentar una capa más el control del momento en que se firma el fichero.

Si bien no llega al formalismo de un servidor seguro de un tercero de confianza (como la FNMT, CAMERFIRMA, ACA, FIRMA PROFESIONAL, GSE…etc), la posibilidad de conectar a un servidor de tiempo NTP aumenta de una manera clara el control de ese momento en que se firma un documento, ya que en algunos contextos de negocio, jurídicos y de certificación, es vital conocer el instante en que se produce.

Servidores OCSP o de validación de certificados:

ESecure puede comprobar la validez de un certificado además de con las ya conocidas CRL (Certificate Revocation Lists), contra servidores OCSP que permiten tener centralizada la gestión de la revocación y/o validez de los certificados que se han emitido o de los que es poseedor el usuario. Hace falta poseer conexión con un Servidor OCSP y la consulta se realiza en tiempo real, pero algunas Autoridades no dan ese servicio gratuito, como la FNMT.

Sellos de Tiempo (TSP):

El sellado de tiempo permite asegurar que un fichero ha sido firmado en un instante de tiempo determinado. Ésta información tampoco se puede falsificar por consiguiente. Es necesario poseer conexión con un Servidor de Sellado de Tiempo que algunas instituciones aportan (ejemplo CAMERCIRMA, IZENPE, GSE).

ESecure en el cumplimiento de la LOPD:

Estamos obligados a cumplir determinadas medidas en relación a los datos de carácter personal que custodiamos (empleados, clientes..etc.).  Mediante ESecure sabemos que tanto esos datos como aquellos que son críticos para el mantenimiento del negocio son tratados y por quién. Por encima del cumplimiento de la ley, o de modo paralelo, los responsables de la empresa desean dar a su información la seguridad que permita un control y levantarse de un impacto crítico de destrucción, incendio, inundación o robo, mostrando a sus clientes una seguridad extrema en la salvaguarda de sus datos.

ESecure para empresas interesadas en la ISO 27001:

En la actualidad está cobrando una gran importancia mundial la creación de SGSI (Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información). Promovido por múltiples instituciones y certificadoras, la norma ISO 27001 proyecta a la empresa en el cumplimiento de buenas prácticas, el control de su información y la de sus clientes, el cumplimiento de normas legales (Europeas y españolas) clave como las Leyes de Protección de Datos de carácter personal.

Las empresas interesadas en mantener un sistema de gestión de la seguridad, y con él un control muy definido de activos y riesgos, valorarán ESecure como una herramienta que hace fácil en el día a día el trabajo con buenas prácticas, firma electrónica de cualquier archivo y cifrado/descifrado de modo amigable.

Normas a las que apoya y potencia:

• CFR21 Part 11, LOPD, GAMP4, HIPAA, ISO 27001

Pido disculpas por la longitud del artículo para describir capacidades de la herramienta, pero he eliminado muchas cosas que tendrán más sentido para empresas que en entornos personales o familiares.

Como ya he comentado al principio, el Explorador ESecure es una herramienta que se está extendiendo con fuerza por España e hispanoamérica, donde de la mano de GSE Colombia (Autoridad de Certificación) está avanzando por diferentes países de su entorno.

Qué nos cuesta por tanto tener todos nuestros ficheros firmados para detectar siempre si alguien los ha modificado? Unos segundos nada más, ya que el Explorador ESecure facilita la selección múltiple y la firma de todos ellos en un solo “click”.

Habrá siempre quien considere que es demasiado complicado para el ciudadano la firma o cifrado, pero esas personas olvidan fácilmente cómo en su día la Banca demostró con los cajeros automáticos que no es necesario ser informático para utilizar un cajero, una tarjeta y los PIN´s correspondientes, incluyendo la banca electrónica desde internet.

Descárgalo gratis desde la web de KSI.

Cómo los guardo mejor.. cómo los organizo de modo que cuando necesite…cómo evito su pérdida.. cómo encuentro aquel que hice para…y el que mi compañero hizo a nuestro cliente preferencial ?…

Según la complejidad en las organizaciones crece, aparecen nuevas problemáticas:

Dónde guardo esas toneladas de papel.. cómo organizo la búsqueda en el archivo de papel e incluso qué sistemas de control dispongo..debo prevenir su destrucción o confiar… Aprovechar el conocimiento situado en el papel.. cómo puedo escanear y digitalizar de modo conveniente.. podré hacerlo legalmente.. Cómo puedo defenderme de la modificación de documentos..

Las distintas normativas a nivel mundial han ido avanzando en protección social, defensa de la intimidad y del ciudadano en distintos ámbitos y de sus datos, y tras los desastres de algunas compañías estrella (Enron, Arthur Andersen y otras que parecían monstruos que nunca podían caer) o sucesos clave como el 11S, la seguridad en distintos aspectos ha ido adquiriendo más fuerza, también desde la perspectiva de la gestión y el control.

Es curioso, pero tanto si una persona está haciendo su proyecto fin de carrera como una empresa trabajando año a año con clientes, tienen similares necesidades y problemas.

Muy pocos tiene un control total de las documentaciones, ni control de acceso ni mucho menos trazabilidad. En muchas ocasiones no pueden reponder a “y si perdiese la documentación de ese proyecto.. ?  no sé qué haríamos…”

Recuerdo la crisis que sufrió el familiar de un compañero de trabajo cuando perdió TODO su proyecto fin de carrera (Arquitectura) a pocos días de tener que entregarlo…

Sin embargo no puedo ni imaginar que a cualquiera de los médicos que conozco los acusen de negligencia porque en un documento “que él hizo..” aparecía una dosis mayor de la debida para el paciente.. Se equivocó o realmente alguien pudo cambiar ese dato “sin querer”?..

Cuando hablamos de gestión documental podemos llegar a acuerdos enseguida acerca de lo que sería el ideal, aunque normalmente los distintos ficheros de las empresas seguirán estando dispersos por portátiles, estaciones de trabajo, servidores y dispositivos móviles de almacenamiento..

Gestionamos la documentación que entra o la que sale?  la que llega en papel o sólo en formato electrónico?

Podemos “levantarnos” de la pérdida del portátil del gerente o un alto directivo sin problemas ? Accedemos con seguridad desde fuera de la empresa a los documentos que necesitamos? Existe un control de integridad que evite cambios “accidentales” en documentos clave (planos de maquinaria o locales, código fuente de autómatas, información crítica y secreta) ? Sabemos quién lee o copia documentos y en qué momento ? 

Los administradores del sistema también quedan “logueados” o estan fuera de control de la empresa? Existen backups adecuados de todo, con una periodicidad argumentada?

Muchisimas de esas preguntas deben ser respondidas por personas de distintos niveles en la empresa.

 Pero si pasásemos una lista de estas preguntas a 100 empresas, en un porcentaje muy alto el “check list” sería endosado al departamento de informática, lo que denota una dejación impresionante del nivel directivo en aspectos críticos de la seguridad de su información.

Algunas de estas razones están en la base del surgimiento de normativas como la ISO 27001, tendentes a mejorar las condiciones de control, seguridad y calidad de modo que no se deje en el nivel informático lo que compete al nivel directivo en cuanto sistema de gestión.

Gestionar la documentación no es lo mismo para un estudiante de último año que hace su proyecto que para una empresa o administración, pero se enfrentan a casi la misma problemática. Sean 100 documentos o 10 millones, los elementos fundamentales están ahí:

-Es mi documentación y guardo en ella cosas muy importantes para mi..

-No quiero perderlo, que me lo roben o modifiquen (accidentalmente o maliciosamente) los datos, cálculos o gráficos..

-Debo poder acceder a ella, así como mis compañeros, pero no cualquiera de ellos. Unos determinados colegas..

-Sé dónde está toda mi documentación, sea un ordenador o veinticinco..

-Dispongo un sistema de backup que me mantiene tranquilo..

-No pierdo mucho tiempo cuando busco algo de mi documentación..

-Todo el papel que me llega y es parte del proyecto lo escaneo y guardo como evidencias localizables..

-Lo que es verdaderamente fundamental y crítico lo tengo cifrado y solo tres personas podemos acceder a esa información..

Es evidente que no es lo mismo gestionar la documentación de una empresa de tecnología que desarolla (inventa) maquinaria industrial, que la documentación de una clínica privada centrada en la salud de famosos, que una Asesoría que trata información de cientos de clientes tanto económica como de otro tipo..

Cuando la complejidad crece, como hemos dicho, cuando hay más sedes, muchos usuarios que acceden, información sensible, sea de carácter personal o de negocio, cuando existe movilidad, cuando hay disparidad de sistemas operativos entre los usuarios, cuando aparecen normas legales por cumplir, cuando lo que vale nuestra información es más que la propia empresa.. entonces podemos centrarnos en buscar una Gestión Documental Segura, que nos ayude DE VERDAD a responder a todas las preguntas y dudas que hemos dajado atrás.

Aquí hay alguna pregunta más que puede ayudarnos en la búsqueda. Si estas preguntas puedes responderlas afirmativamente, dispones de un sistema verdaderamente especial, y podrías compartir tu éxito ;-)

La Gestión Documental Segura va a dar que hablar en los próximos años. Es increíble que durante tanto años hayamos gestionado la documentación desde la perspectiva de lo que cada usuario hace desde su criterio.

Cuando elementos como la trazabilidad, workflow, firma electrónica, cifrado, digitalización y búsqueda avanzada aparecen en un sistema documental, podemos pensar que nos encontramos, o disfrutamos ya, de un sistema avanzado.

Este artículo no es más que una aproximación  y habrá tiempo de analizar productos con nombres y apellidos. De momento enfoquemos las características clave que debiera tener un sistema “ideal” buscado.

Dada el escasez de auténticos sistemas documentales que nos ayuden en el marco de la empresa, podremos decir que estamos en el contexto “buscando desesperadamente la gestión documental segura”.

Como una base muy bien planteada, a aquellos interesados en rascar más sobre la superficie de la gestión documental os gustará lo que dice wikipedia, que aunque básico es muy bueno:

 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

Por último, y con el fin de alejarnos de teorías, grandes sistemas y gran complejidad, pensemos qué tipo de sistema necesitaríamos en nuestro ámbito doméstico y que nos permitiese guardar, salvar, buscar, evitar la pérdida de cartas, facturas, fotos y resto de documentos que normalmente ven el basurero como medio de evitar el colapso, aunque siempre acabamos necesitándolos más adelante (pagos, estratos bancarios, facturas, actas, nóminas, escrituras, fotografías, seguros, agendas médicas, temas familiares varios..).

De verdad en cada familia no existe un contexto de necesidad de gestión documental segura, adecuada lógicamente a una menor complejidad que en la empresa o la Administración?

Un simple ordenador, un escaner decente y el gestor documental especial que buscamos resolverían todo el problema en este caso, permitiéndonos almacenar y buscar con rapidez cualquier cosa de los ultimos años.

En el próximo artículo os hablaré de un software minúsculo y extraordinario que os permitirá, a falta de un gestor documental seguro, aportar seguridad a todos vuestros documentos, aunque no los tengáis bajo el paraguas de un gestor sino distribuidos en los distintos sistemas de ficheros de vuestros PC´s. 

Si a alguien le interesa se lo hago llegar claro, sin coste, pero el pago será que obtenga un certificado digital gratuito de la FNMT.

Ya no se concibe que una empresa publique a bombo y platillo que ya tienen internet, que ya tienen página web, fax o un ERP. Sin embargo prácticamente nadie en el mundo actual puede decir que tiene ya una GESTION DOCUMENTAL SEGURA integrada con firma electrónica y cifrado.

Está aún por aparecer un gestor documental en el mundo que profundice realmente en las PKI, certificados, firma electrónica, cifrado o workflow con firma incluida, pero sabemos que en muy poco tiempo eso va a cambiar en España y trataremos desde aquí de dar cumplida información de soluciones y empresas.

En pocos años éste será un elemento más que se sumará al conjunto de mejoras que la empresa que busque la excelencia va a tener y va a mostrar al mundo y a sus clientes un nuevo modo de hacer y de utilizar la tecnología en la mejora y en el tratamiento de la información documental.