Pensar de verdad en el cliente

En la últimas semanas me ha tocado impartir formación específicamente orientada a la implantación de un sistema de facturación electrónica en la Asociación Navarra de Empresas Laborales de Navarra.

Los alumnos se dividían entre trabajadores en activo (40%) y desempleados con buenos conocimientos del mundo de la empresa y de gestión (60%).

Está claro que su orientación era bastante diferente de partida, ya que mientras los que estaban en activo (Dios sabe por cuánto tiempo con la que está cayendo ;-) ) trataban de conocer los secretos clave para implantar un sistema de factura electrónica exitoso, los desempleados “de élite” que componían el resto de asistentes trataban de aumentar su bagaje para hacerse atractivos a una futura empresa.

El curso, taller o seminario (han sido 8 horas a tope) ha permitido a todos los asistentes conocer el reglamento de factura electrónica, enmarcar los distintos sucesos en las distintas normativas estatales y europeas surgidas en estos últimos años, pero desde una perspectiva limpia de intereses de venta de productos.

Han podido comprender cómo muchos de los sistemas de factura electrónica que han fracasado tienen entre sus defectos una falta de formación del emisor, mezclas indeseables de intereses entre consultores e implantadores,  la búsqueda miope de beneficios sólo para el emisor y al ya comentado ”ruido” y desinformación interesada existente en España y que dificulta la propia evolución de estos sistemas. 

A todo ello hemos de unir el conocimiento “suficiente” aportado en base a estándares de formatos, a estándares de firma y a los “engaños típicos” que pululan en diferentes lugares de nuestra geografía acerca de la legalidad de tal o cual formato y su argumentación…

Estoy convencido de que los alumnos han podido sintetizar con claridad las ideas clave que definen nuestro actual marco, entre las que están los contextos de emisión y recepción, la insuficiente atención prestada a dos de las opciones que tiene el emisor, como son la “subfacturación” (por ejemplo delegar en tu Asesoria el proceso de eFacturación) y la “autofacturación” (delegar en el receptor de la factura el proceso de firma) y a lo más determinante:  los sistemas de eFactura que se han creado pecan de una insuficiente atención a los intereses de los receptores de la eFactura.

Ha sido necesario que llegase la Ley 11/2007, que muchas administraciones se planteen la creación de sus “sedes electrónicas“, que se hayan venido abajo por inoperantes y mal diseñados algunos proyectos de eFactura que han forzado y malinformado a sus clientes, para que seamos conscientes de que los sistemas que implantamos de factura electrónica deben SOBRETODO beneficiar al receptor por todos los medios posibles.

Que la ley obliga a los receptores (nuestros clientes) a verificar el certificado con que el ha sido firmada la factura que les ha llegado? Pues entonces validemos la factura nosotros en el instante de la firma para “evitarles el marron”.

Que la ley les obliga a almacenar las facturas electrónicas recibidas? Pues les suministramos gratis total un servicio web de acceso a todas sus facturas, de búsqueda, de verificación, de almacenamiento y custodia, de descarga e incluso les aportamos sin coste capacidades de firma mediante la propia plataforma de que le dotamos.

De hecho, y hablando de plataformas, es aquí donde suele estar la esencia de un sistema de facturación electrónica eficaz para el receptor, con independencia de lo que como emisores utilizamos en el interior de nuestra empresa para producir las facturas y firmarlas eficazmente (ERP, Gestor Documental, Aplicación de Escritorio..)

Da igual que el formato sea x o y ya que la normativa es superflexible y abierta cuando hablamos de facturación entre pymes principalmente. Lo que es indudable es que  la empresa que recibe factura electrónica de su proveedor recibe una plataforma online, capacidades nuevas como la firma electrónica, no paga nada por tener perfectamente guardadas, salvadas y custodiadas todas sus facturas y por tanto accesibles, y ve claramente el valor que le aporta su proveedor.

Esta pyme o micropyme ve que de verdad el sistema ha sido construido también para él y por tanto no llega al extremo de “volverse atrás” y demandar de nuevo factura en papel, algo en lo que la normativa le asiste y que ha dado al traste con caros sistemas implantados sólo pensados para el ahorro del emisor.

Cuando un cliente ve un sistema tan eficaz como este, es él el que pide que se amplíe el sistema a otros documentos aunque no se trate de facturas. El beneficio es tan enorme que llegará el día en que una pyme normal dispondrá de acceso a una plataforma por cada gran proveedor, de modo que los costes de verificación, acceso, almacenamiento y custodia los asuman ellos y por tanto sea innecesario imprimir en papel y clasificar y almacenar en la propia pyme esa información, teniéndola en formato electrónico, accesible en cualquier instante sin ningún coste y desde cualquier lugar, independientemente de que también la tenga en su gestor documental interno.

Por qué una mancomunidad como la de Aguas de Pamplona trabaja en una plataforma web para las facturas a sus clientes? Es evidente. De verdad están pensando en ellos cuando se meten en el proyecto de llevar la factura electrónica a todos los hogares y empresas.

Ellos asumen la carga técnica y de costes de la plataforma. Los usuarios de servicios de agua y basura sólo tendrán que conectarse cuando desean ver, buscar, comprobar, descargar, verificar y sin ningún coste, sintiéndose también artífices de un sistema nuevo, sencillo y económico, responsable con el medio ambiente y del que sacan beneficio inmediato.

Tengo la esperanza de que los asistentes a este taller de ANEL, que estaban en situación de desempleo, hayan visto hasta qué punto la visión, la documentación y las aplicaciones vistas, les permitirán mejorar sustancialmente su currículum (a partir de ahora firmado electrónicamente, espero ;-) ) al haberles dotado de muchos de los elementos necesarios para que puedan aportar a las empresas donde recalen, un conocimiento suficiente para liderar o coordinar un proceso de implantación de factura electrónica y la certeza de que una vez creado servirá para todo el resto de su universo documental.

Han podido ver aplicaciones de escritorio y plataformas web de firma y publicación, pero también utilizar sistemas gratuitos de “firma nativa” basados en Office y OpenOffice, como demostrativo de lo sencillo que sería generalizar muchas de las cosas aprendidas y llevarlas a otro tipo de documentos, en muchísimo mayor número que las facturas y que multiplicarían por mucho el ahorro.

La idea base de que un sistema de eFactura es simplemente un sistema de firma electrónica para clientes les ha parecido novedosa y razonable, ya que no es otra cosa. Desde ese punto de vista , la inversión realizada debe servir para cualquier otra documentación de la empresa tanto en el uso interno como en el envío al exterior, lo que nos permite mejorar aún más la amortización y reducción de costes.